5 Tipps, um Kommunikationsprozesse im internationalen Recruiting zu optimieren

Wo viele Menschen zusammenarbeiten, treffen auch unterschiedliche Sprachen aufeinander. In Österreich gibt es bestimmt in jedem noch so kleinen Betrieb Personal mit anderen Muttersprachen als Deutsch. Somit ist internationales Recruiting längst zur Normalität geworden. Aufgrund des Fachkräftemangels nimmt die Multikulturalität weiter zu. Sukzessive wird immer mehr Personal aus dem Ausland rekrutiert: das birgt enorme Chancen und hat großes Potenzial, bringt aber auch neue Herausforderungen mit sich. Wie kann die Kommunikation mit dem internationalen Personal gelingen? Als HR-Managerin oder -Manager liegt es in Ihrer Hand Sprachbarrieren zu reduzieren. Hier gebe ich 5 effektive Tipps:

1. Auf eine Arbeitssprache einigen

Für das gesamte Team ist es am einfachsten, wenn eine gemeinsame Arbeitssprache festgelegt wird. Schon zu Beginn des internationalen Recruitings, bei der Jobanzeige und im Bewerbungsprozess, können Sie darauf hinweisen. Für einige Branchen und Firmen kann es durchaus Sinn machen Englisch als sogenannte Corporate Language zu etablieren. In anderen Bereichen, wie z. B. in der österreichischen Pflege, muss auf Deutsch kommuniziert werden, da es sich um staatliche Einrichtungen handelt. Außerdem spricht der Großteil der Patientinnen und Patienten Deutsch. In internationalen Unternehmen ist also sowohl die Ebene der firmeninternen als auch der firmenexternen Kommunikation zu beachten.

2. Auf Sprachkenntnisse achten bzw. Sprachkurse anbieten

Natürlich muss vom HR-Management bereits im Recruitingprozess, insbesondere beim Bewerbungsgespräch, auf Sprachkenntnisse geachtet werden. Es kommt jedoch häufig vor, dass sehr gut qualifizierte und motivierte internationale Bewerber*innen gerade erst dabei sind Deutsch zu lernen. In diesem Fall lohnt es sich auf eine langfristige Strategie zu setzen, Sprachkurse anzubieten und Anreize zu setzen, damit die Sprache gut und gerne gelernt wird. Hier kann eine Zusammenarbeit mit Sprachschulen oder freiberuflichen Deutschlehrenden für Deutsch als Fremdsprache vor Ort sehr hilfreich sein. Aus meiner Erfahrung ist auch eine Informationsmappe für neue Mitarbeiter*innen, schon vor Arbeitsantritt, gewinnbringend. Darin können allgemeine Informationen über die Sozialversicherung (e-card), das Krankmeldungs- und Gesundheitssystem, Sim-Karten in Österreich, der Meldezettel und auch firmeninterne Informationen gesammelt auf Deutsch erklärt werden. Somit setzen sich die Mitarbeiter*innen schon schriftlich mit neuen Situationen in der Fremdsprache auseinander und können sich Notizen in ihrer eigenen Muttersprache machen.

3. Eine gute Unternehmenskultur und gegenseitigen Respekt pflegen

Unwissend können wir leicht in kulturelle Fettnäpfchen treten. Ein solcher Fauxpas kann ohne es zu wollen dazu führen, dass Ihr Personal sich respektlos behandelt fühlt. Planen Sie daher unbedingt offene Gespräche ein und bieten Sie z. B. laufende „Mitarbeitergesprächen“ oder „Coffee dates“ an. Dies sollte vor allem, aber nicht nur zu Beginn des Arbeitsverhältnisses häufiger vorkommen. Zu Beginn ist es interessant, sich darüber auszutauschen, wie die Arbeitsweise im Herkunftsland ausgesehen hat. Sie können das neue Personal Vergleiche mit den neuen Arbeitsalltag anstellen lassen und so mehr über die Kultur und die eigene Wahrnehmung der neuen Lebensumstände erfahren. Ist ein großer Teil eines Unternehmens von einer bestimmten Nationalität oder Kultur, kann eine Kommunikationsschulung für Managerinnen und Manager, Führungskräfte und Personal in leitenden Funktionen für diese konkrete Kultur von Vorteil sein. Vor allem ist für gegenseitigen Respekt der nächste Tipp entscheidend:

4. Einander aktiv zuhören

Es zeugt von großer Wertschätzung, wenn wir uns auf eine Person konzentrieren, ihr aktiv zuhören und uns bemühen sie zu verstehen. Aktives Zuhören bedeutet, das Gegenüber sprechen zu lassen, gut zuzuhören und danach das, was wir verstanden haben, mit eigenen Worten wiederzugeben und zu fragen, ob es tatsächlich so gemeint war. Oft passiert es, dass etwas bei uns ankommt, dass unser Gesprächspartner anders gemeint hat. Durch aktives Zuhören können Missverständnisse schneller ausgeräumt und sogar bereits sprachliche Barrieren reduziert werden. Wir empfehlen eine solche Einheit aktiven Zuhörens mit einzelnen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern oder mit einer Gruppe in regelmäßigen Abständen zu praktizieren. Mögliche Gesprächsthemen können sowohl fachliche Diskussionsrunden als auch die im Tipp 3 genannten Gespräche über die Unternehmenskultur sein. Eine spezielle Draufgabe von alledem könnte – Dank Dolmetschung – ein jährliches Personalgespräch in der eigenen Muttersprache sein. Ein solches Setting mit simultanem Dolmetschen macht es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern möglich, sich frei und authentisch auszudrücken und kann helfen Dinge auszusprechen, die ihnen wirklich am Herzen liegen. Dolmetscherinnen und Dolmetscher sind außerdem in der Lage zwischen den Kulturen zu vermitteln, die gegenseitige Wertschätzung zu steigern und dadurch sprachliche Barrieren zu reduzieren.

5. Zusammenarbeit mit Übersetzerinnen und Übersetzern

Für die langfristige Personalbindung von ausländischem Personal zahlt es sich absolut aus mit Übersetzerinnen bzw. Übersetzern und Dolmetscherinnen bzw. Dolmetschern z. B. auf Honorarbasis oder mit einer vereinbarten Pauschale zusammenzuarbeiten. In der Einarbeitungsphase ist dies besonders effektiv und hilfreich, ich selbst habe beispielsweise im internationalen Recruitingprozess schon Lehrlingsschulungstage als Dolmetscherin für Spanisch begleitet: eine großartige Möglichkeit, um Nachwuchstalente zu fördern, sie von Anfang an richtig zu integrieren und Sprachbarrieren zu reduzieren. Außerdem habe ich bereits bei Orientierungstagen, Firmenführungen, Mitarbeitergesprächen und Schulungen gedolmetscht. Aber auch schriftliche Übersetzungen oder Korrespondenz kann gerade in der Anfangszeit enorm wichtig und hilfreich sein, um im Sinne des aktiven Zuhörens zu überprüfen, ob die Informationen richtig angekommen sind. Es lohnt sich firmeninterne FAQs, Infomaterial und für die Personalsuche natürlich auch Jobinserate (inkl. allen Boni und Infos zum Unternehmen und der Unternehmenskultur) professionell übersetzen zu lassen. Nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf und informieren Sie sich unverbindlich über eine für Sie angepasste Dolmetsch- und Übersetzungs-Lösung und Preisangebote.

FAZIT

Die Reduzierung von Sprachbarrieren im sowohl speziell im internationalen Recruitingprozess als auch allgemein im Unternehmen, ist ein kontinuierlicher Prozess, der sowohl das Engagement des Managements als auch die Zusammenarbeit aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfordert. Durch die Implementierung dieser Tipps können Sie als HR-Managerin oder -Manager eine integrative Arbeitsumgebung schaffen, in der Vielfalt als Stärke betrachtet wird und welche Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen steigert.